Asiakkaat

Vahanen Monitoring Services Oy

Paras asiakaskokemus ja liiketoiminnan tehostaminen avainasemassa palvelun parantamisessa

Vahanen Monitoring Services halusi selvittää, kuinka voisi kehittää ja parantaa asiakaskokemusta sekä tehostaa liiketoimintaansa. Yritys on kesällä tapahtuneen liiketoimintakaupan jälkeen osa Vahanen konsernia. Tavoitteena on muun muassa olla Suomen markkinajohtaja Energianhallinta- ja olosuhdepalveluiden tuottamisessa tarjoamalla palvelut tehokkaasti ja asiakasystävällisesti. 

Projektin aikana tuotettiin selvitystyöraportti, jonka pohjalta Vahanen konserniin uusi yhtiö voi suunnitella ja toteuttaa prosessi- ja järjestelmämuutoksia tukemaan tehokkaammin omaa toimintansa. Hyvin nopeasti tuli selväksi, että yksi tavoitteiden saavuttamisen este on nykyinen toiminnanohjausjärjestelmä, joka pitäisi uusia.

Melko nopeasti otimme vaatimushallintajärjestelmän käyttöön ja asiakkaan liiketoiminnan asiantuntijoiden kanssa määrittelimme vaatimukset – eepokset ja käyttäjätarinat – järjestelmän hankintaa/toteutusta varten. Kuvasimme liiketoimintaprosesseja tehostavat ja niitä tukevan järjestelmän vaatimukset, joiden pohjalta uusi tuotannonohjausjärjestelmä voidaan toteuttaa.

”Olemme Paronin Konsultointiin kaiken kaikkiaan tyytyväisiä. Asiat esitettiin ja käytiin läpi perusteellisesti. Projektin tavoitteet ja aikataulu, jonka mukaan edettiin, esitettiin selkeästi ja ytimekkäästi. Erityisen tyytyväisiä olemme myös perusteelliseen dokumentointiin.”

  • Sami Päivärinta, Toimitusjohtaja, Vahanen Monitoring Services Oy

”Vaatimusmäärittely meni hyvin. Olen tyytyväinen prosessimme perusteelliseen läpikäymiseen, sekä siihen, että saimme sitä kautta uusia ideoita ja ajatuksia, miten voisimme jatkossa toimia.”

  • Saara Vajavaara, Palvelupäällikkö, Vahanen Monitoring Services Oy

Hyödyt Vahanen Monitoring Services

Parempi asiakaskokemus

  • Uusi tapa toimia ja sitä tukeva järjestelmä tulevat parantamaan palvelun laatua ja sitä kautta tuottavat hyvän asiakaskokemuksen

Toiminnan tehostaminen

  • Toiminnan tehostaminen mm. automaattisen työnohjauksen kautta nopeuttaa prosessin läpivientiä ja on kustannustehokkaampaa

Läpinäkyvyys koko toimintaan

  • Projektien ja tehtävien seuranta helpottuu, kun projektikokonaisuus sekä omat avoimet tehtävät nähdään yhdellä silmäyksellä

VAHANEN

Olemme kiinteistö- ja rakennusalan suomalainen konsulttikumppani, joka ottaa vastuun onnistumisesta. Johdamme hankkeen yhdessä laadukkaasti maaliin. Palvelemme asiakkaitamme Suomessa 11 paikkakunnalla noin 450 asiantuntijan voimin.

Vahanen Monitoring Services

Panostamalla uusiin toimintatapoihin ja kehittämällä uusia konsepteja vastaamme asiakkaidemme nykyisiin ja tuleviin tarpeisiin. Haluamme proaktiivisesti tuottaa heille lisäarvoa ja hyvän asiakaskokemuksen.

Finanssi

Liiketoiminta- ja järjestelmämäärittely

Asiakkaalle määriteltiin ja ohjeistettiin varallisuudenhoitoon ja erityisesti pääomajärjestelyihin liittyviä järjestelmiä ja prosesseja. Kyseessä oli iso EU:n sääntelyhanke, joka toteutettiin ketterin menetelmin – SaFe.

Hyödyt asiakkaalle

  • pystytään tarjoamaan EU:n sääntelyn mukaisia palveluita asiakkaille
  • lisääntynyt tietoturvallisuus ja parantunut integroitavuus
  • yhtenäinen toimintatapa muiden EU:n finanssilaitosten kanssa

Avainasioita: liiketoiminnan määrittely, järjestelmien määrittely, SAFe, Scrum, Kanban, käyttäjätarina

Teron asiakkaita vuosien varrelta

Energia

Liiketoiminnan kehittämisen menetelmä

Asiakkaalle tuotettiin liiketoiminnan kehittämismenetelmä, jolla asiakas saa tehokkaasti aikaiseksi halutun muutoksen liiketoiminnassa ja luotua uutta liiketoimintaa. Määrämuotoisesti kuvatun tilannekuvan ja muutosmallin kautta saavutetaan tavoiteltava liiketoimintamalli ja palvelut vastaamaan asiakkaan ja sidosryhmien tarpeita.

Hyödyt asiakkaalle

  • asiakkaasta sekä kumppanista saadaan tyytyväisempiä selkeästi kuvatun ja kommunikoidun rajapintamallin avulla
  • pystytään tarvittaessa reagoimaan nopeasti keskittymällä heti muutokseen ja sen toimeenpanoon, kun on olemassa selkeä tilannekuva nykytoiminnallisuudesta

Avainasioita: visio, strategia, prosessimallintaminen, liiketoimintatiedot, asiakaskokemus

Kansallinen turvallisuus

Prosessimallintaminen ja vaatimusmäärittely

Asiakkaalle tuotin prosessikartan, pääprosessien prosessikortit, prosessihierarkian sekä halutusta osasta toiminnallisuutta työnkulkukaaviot.

Lisäksi kuvasin liiketoiminta- ja järjestelmävaatimuksia sitä mukaa kun niitä työn edetessä tuli esille.

Hyödyt asiakkaalle

  • prosessikartan avulla saadaan yleiskuva organisaation toiminnasta
  • selkeästi kuvattujen pääprosessien avulla kokonaisuuden hahmottaminen helpottuu
  • työnkulku visualisoi yksityiskohtaisemmin tarkemman tason toimintaa

Avainasioita: visio, strategia, prosessimallintaminen, prosessikartta, prosessikortti, prosessihierarkia, prosessin kulku, työnkulku, vaatimusmäärittely

Eläkevakuutus

PMO – Project Management Office

Asiakkaan edunvalvontaa erittäin mittavassa järjestelmän uudistushankkeessa, jossa oli monia eri toimittajia, mutta myös useita asiakkaita.

Tehtävät

  • vaatimushallintamenetelmän ja -välineen sovittaminen, jalkautus ja koulutus
  • projektitoimistossa (PMO); projektipäälliköiden mentorointi ja tukeminen
  • riskienhallinta, katselmoinnit
  • muutoshallintaprosessin ja laadunvarmistusmenetelmän sovittaminen sekä jalkautus

Hyödyt asiakkaalle

  • tarvittavat menetelmät ja välineet hankkeessa asiakkaalle sekä toimittajille käyttöön
  • projektipäälliköille yhtenäiset toimintatavat
  • laadun varmistus katselmointien avulla
  • monen toimittajan monipuolisen muutoshallintaprosessin käyttöönotto
  • hankkeen ja liiketoiminnan riskien hallinta

Avainasioita: vaatimushallintamenetelmä, vaatimushallintaväline, Project Management Office (PMO), riskienhallinta, muutoshallinta, laadunvarmistus, katselmointi, koulutus, mentorointi, jalkautus, käyttöönotto

Finanssi

Kapasiteetinhallintaprojektin projektipäällikkyys

Projektin tavoitteena oli varmistaa asiakkaan järjestelmien kapasiteetin kestävyys veronpalautuksessa. Asiakkaalla oli tulossa ensimmäisen kerran käsiteltäväksi kaikki Suomessa annetut veronpalautukset (n. 2,1 miljardia euroa ja 3,3 miljoonaa veronmaksajaa). Aikaisemmin maksut oli jaettu suurimpien pankkien kesken.

Asiakkaalla oli myös hieman aikaisemmin otettu käyttöön SEPA maksut, jotka olivat muuttaneet maksatusprosessia.

Projektissa tuli läpikäytäväksi koko maksamisen prosessi sekä testattavaksi kaikki järjestelmät, jotka maksamiseen liittyivät. Oli löydettävä kaikki pullonkaulat ja korjattava ne ennen kuin voitiin olla varmoja kapasiteetin riittävyydestä.

Mittavien testien ja järjestelmämuutosten jälkeen luotiin koko SEPA veronpalautusprosessin seurantamenetelmä, jonka avulla voitiin jatkuvasti seurata maksujen eteneminen alkaen siitä, kun verotoimisto siirsi pankin tilille maksuaineiston ja jatkuen siihen, kun kaikkien pankkien asiakkaat lopulta saivat rahansa tileilleen.

Projektissa onnistuttiin täydellisesti. Kaikki maksut saatiin ajoissa asiakkaiden tileille. Sitten olikin aika juhlistaa menestystarinaa kuohuvalla juomalla. 

Hyödyt asiakkaalle

  • asiakas pystyi näyttämään, että valinta veronpalautusten maksajaksi oli osunut oikeaan pankkiin
  • veronpalautusprosessi on toiminut tuolloin luotujen periaatteiden ja käytäntöjen mukaisesti joka vuosi yhtä tehokkaasti

Avainasioita: projektipäällikkö, kapasiteetin hallinta, suorituskykytestaus, kuormitustestaus, järjestelmämuutokset

Finanssi

PMO – Project Management Office

Asiakkaan edunvalvontaa erittäin mittavassa järjestelmän uudistushankkeessa. Hankkeessa otettiin SEPA maksut käyttöön. Hankkeessa oli useita projekteja, jotka etenivät rinnakkain.

Tehtävät

  • vaatimushallintamenetelmän ja -välineen sovittaminen, jalkautus ja koulutus
  • projektitoimistossa (PMO); projektipäälliköiden mentorointi ja tukeminen
  • laadunvarmistusmenetelmän jalkautus
  • riskienhallinta, katselmoinnit
  • muutoshallinta

Hyödyt asiakkaalle

  • tarvittavat menetelmät ja välineet hankkeessa asiakkaalle sekä toimittajille käyttöön
  • projektipäälliköille yhtenäiset toimintatavat
  • projektien laadunvarmistus
  • hankkeen ja liiketoiminnan riskien hallinta

Avainasioita: vaatimushallintamenetelmä, vaatimushallintaväline, Project Management Office (PMO), riskienhallinta, muutoshallinta, laadunvarmistusmenetelmä, katselmointi, koulutus, mentorointi, jalkautus, käyttöönotto

Palveluala

Tietohallinnon operatiivisten toimintojen tarvekartoitus

Asiakkaalle tehtiin tietohallinnon operatiivisten toimintojen tarvekartoitus sekä dokumentointiohjeita ja -pohjia muun muassa projektinsuunnitteluun, muutos- ja kehityspyyntöjen hallintaan sekä järjestelmän ylläpitoon.

Hyödyt asiakkaalle

  • valmius lähteä kilpailuttamaan palvelupyyntöjen hallintajärjestelmiä
  • valmius sovellusten kehittämisen ja ylläpidon dokumentointiin

Avainasioita: tarvekartoitus, prosessimallintaminen, sovelluskehitysohjeet ja -pohjat

Terveydenhoito

Asiakkaan edunvalvonta ja laadunvarmistus

Asiakkaan edunvalvonta ja laadunvarmistus; hanke- ja projektipäällikkönä mm. taloushallinto-, migraatio- ja bi-toimitusprojekteissa. Vaatimusmäärittely, määrittely, prosessimallintaminen, arkkitehtuurikuvaukset.

Tehtävät

  • hankepäällikkönä kahden fuusioituvan yrityksen migraatioprojektissa
  • projektipäällikkönä taloushallinnon järjestelmän toimitusprojektissa
  • projektipäällikkönä laitehankintaprojektissa
  • projektipäällikkönä ja vaatimusmäärittelijänä business intelligence toimitusprojektissa
  • laadunvarmistus, riskien hallinta, muutoshallinta

Hyödyt asiakkaalle

  • kahden fuusiotuvan yrityksen prosessit yhteneväiseksi ja järjestelmäkonfiguraatio ajan tasalle
  • asiakas maksaa vain niistä järjestelmäpalveluista sekä laitteistoista mistä se hyötyy
  • lääketieteellisten yhteenvetojen ja tilastojen avulla pystytään tekemään nopeita analyyseja ja palvelemaan mm. yritysasiakkaita paremmin

Avainasioita: projektipäällikkö, hankepäällikkö, vaatimusmäärittely, migraatio, laitehankinta, järjestelmän toimitus, business intelligence (BI), laadunvarmistus, riskien hallinta, muutoshallinta, SLA

Eläkevakuutus

Vaatimusmäärittely ja määrittely

Järjestelmien vaatimusmäärittely ja määrittely.

Hyödyt asiakkaalle

  • vaatimusten mukaiset liiketoimintaprosessit ja niitä tukevat järjestelmät saadaan suunnitelman mukaisesti käyttöön
  • järjestelmissä toimii vain haluttu toiminnallisuus, eikä makseta turhista ominaisuuksista, joita ei koskaan tultaisi käyttämään.

Avainasioita: vaatimusmäärittely, määrittely

Kansallinen turvallisuus

Vaatimusmäärittelyn ja määrittelyn koulutus, mentorointi, katselmointi

Vaatimusmäärittely- ja määrittelyprojektin kouluttaja, mentori, katselmoija ja projektipäällikkö.

Hyödyt asiakkaalle

  • asiakkaalle ja toimittajille saatiin projektin käyttöön tehokas yhtenäinen menetelmä vaatimusmäärittelyyn ja määrittelyyn
  • katselmointipalvelulla varmistettiin vaatimusmäärittelyn ja määrittelyn laatu sekä menetelmän mukaisuus

Avainasioita: vaatimusmäärittely, määrittely, katselmointi, koulutus, mentorointi, projektipäällikkö

Finanssi

Vaatimusmäärittelyn ja määrittelyn koulutus, mentorointi, katselmointi

Vaatimusmäärittely- ja määrittelyprojektin kouluttaja, mentori, katselmoija ja projektipäällikkö.

Hyödyt asiakkaalle

  • asiakkaalle saatiin käyttöön tehokas yhtenäinen menetelmä vaatimusmäärittelyyn ja määrittelyyn
  • katselmointipalvelulla varmistettiin vaatimusmäärittelyn ja määrittelyn laatu sekä menetelmän mukaisuus

Avainasioita: vaatimusmäärittely, määrittely, katselmointi, koulutus, mentorointi, projektipäällikkö

Telekommunikaatio

Asiakkaan edunvalvonta – Integrointipalvelun tuottaminen

Asiakkaan edunvalvonta. Integrointipalvelun tuottaminen monitoimittajaympäristössä: sovelluskehitysmenetelmät, projektien ja projektisalkun hallinta, tuki projektipäälliköille, EAI.

Hyödyt asiakkaalle

  • integrointipalvelu monitoimittajaympäristössä
  • laadukas toimiva sovelluskehitysmenetelmä

Avainasioita: asiakkaan edunvalvonta, integrointi, sovelluskehitysmenetelmä, projektihallinta, projektisalkun hallinta, EAI, ETL

Lentoyhtiö

Vaatimusmäärittely ja määrittely

Järjestelmien vaatimusmäärittely ja määrittely.

Hyödyt asiakkaalle

  • vaatimusten mukaiset liiketoimintaprosessit ja niitä tukevat järjestelmät saadaan suunnitelman mukaisesti käyttöön
  • järjestelmissä toimii vain haluttu toiminnallisuus, eikä makseta turhista ominaisuuksista, joita ei koskaan tultaisi käyttämään

Avainasioita: vaatimusmäärittely, määrittely

Vakuutus

Määrittely ja projektipäällikkyys

Kuluttajille internetissä tarjottavan Vahinkoilmoitus- sekä Vakuutuspalvelujärjestelmän määrittely ja projektipäällikkyys.

Hyödyt asiakkaalle

  • toteutettiin liiketoiminnalle lisäarvoa tuottavia osajärjestelmiä asiakkaan haluaman syklin mukaisesti
  • määritysten mukainen järjestelmä saatiin suunnitelman mukaisesti käyttöön
  • järjestelmissä toimii vain haluttu toiminnallisuus, eikä makseta turhista ominaisuuksista, joita ei koskaan tultaisi käyttämään

Avainasioita: ensimmäinen internetissä kuluttajille tarjottu vakuutusjärjestelmä, määrittely, toteutus, inkrementaalinen toteutus (nykyisin sprint), java, projektipäällikkyys

Palveluala

Vaatimusmäärittely ja määrittely

Korusähke- ja eKortti –järjestelmien vaatimusmäärittely, määrittely ja suunnittelu sekä projektipäällikkyys.

Hyödyt asiakkaalle

  • asiakkaalle tuotettiin uusia liiketoiminta- ja ansaintamalleja tukevia järjestelmiä
  • määritysten mukaiset järjestelmät saatiin aikataulun mukaisesti käyttöön

Avainasioita: ensimmäinen internettiin toteutettu Korusähke ja eKortti-järjestelmä, määrittely, toteutus, esikatselu

Ministeriö

Vaatimusmäärittely, määrittely ja prototyypin tekeminen

Johdon järjestelmän (Business Intelligence) vaatimusmäärittely, määrittely sekä prototyypin teko.

Hyödyt asiakkaalle

  • asiakkaan johdolle päätöksentekoa tukeva järjestelmä
  • järjestelmissä toimii vain haluttu toiminnallisuus, eikä makseta turhista ominaisuuksista, joita ei koskaan tultaisi käyttämään

Avainasioita: Busines Intelligence (BI), vaatimusmäärittely, määrittely, prototyyppi

Kansallinen turvallisuus

Määrittely, suunnittelu ja projektipäällikön tehtävät

Metsänhoito- ja kiinteistöjärjestelmien määrittely- ja suunnittelu. Toteutuksessa hyödynnettiin myös paikkatietoja. Projektipäällikkö.

Hyödyt asiakkaalle

  • asiakkaalle lisäarvoa tuottavia paikkatietojärjestelmiä
  • järjestelmissä toimii vain haluttu toiminnallisuus, eikä makseta turhista ominaisuuksista, joita ei koskaan tultaisi käyttämään

Avainasioita: paikkatieto, määrittely, suunnittelu, projektipäällikkyys